Gestión de la formación eLearning con sistemas CRM en al ámbito educativo: Los alumnos / clientes

La información que permiten guardar las plataformas eLearning sobre los alumnos de los cursos online es abundante, sin embargo no da respuesta a las necesidades de información de las organizaciones que ofertan este tipo de propuestas. Dentro de las organizaciones con perfil de formación más comercial (respetando la parte académica, pero con un componente de "venta" ) al tener los cursos un coste económico para los alumnos, estos últimos deben ser considerados también como clientes, lo que implica conocerles más y mejor.

Surge así la necesidad de trabajar con otras soluciones de gestión comercial que apoyen la relación con los clientes, las ventas, el marketing así como otro tipo de interacciones que puedan surgir entre alumnos/clientes e instituciones educativas.

Moodle (plataforma elearning por excelencia) hace complicada la obtención de datos relacionados con el seguimiento de los alumnos respecto a los cursos realizados y solicitados, conocimiento de sus intereses, así como la obtención de datos segmentados (en función de los cursos, por ejemplo). Esto difuculta la definición de la estrategia de marketing digital diseñada para la difusión de los cursos eLearning. Además, no presenta un sistema adecuado para registrar la información más sensible, como los datos de facturación de cada alumno.

Integrando un sistema CRM con la plataforma Moodle se consigue desarrollar un trato personalizado con los estudiantes, permitiendo conocer sus necesidades, gustos y preferencias y que a través de los cursos se les pueda ofrecer un mejor servicio, mejorando así la fidelidad y satisfacción de los alumnos.

Moodle + CRM

Un aspecto clave para la integración es disponer una BBDD unificada, en la que todas las interacciones que los alumnos hagan fuera de la plataforma de formación eLearning queden registradas en el CRM: solicitud de información sobre programas formativos, seguimiento de las incidencias registradas, cursos realizados, etc. Sólo permanecerían en Moodle los registros sobre las actividades formativas como tal y las calificaciones obtenidas. Además, el hecho de disponer información actualizada en ambos sistemas implica que el propio alumno pueda realizar la actualización de datos en Moodle.

A continuación se detallan algunos beneficios de integrar un sistema CRM:

  • Decir adiós a las acciones de marketing aisladas y sin seguimiento que no generan matrículas,  mejorando la calidad de las inscripciones. Esto incluso puede incidir en la disminución de las tasas de abandono, porque se conoce en profundidad al alumno.
  • Seguimiento del estado de las solicitudes de información así como de matriculaciones en los cursos.
  • Campañas específicas de productos en función de los cursos en los que hayan participado los alumnos, marketing relacional.
  • Informes de históricos: oportunidades ganadas, perdidas, saber los cursos que ha participado cada alumno, cursos con mayor demanda.

Y por último, aunque no menos importante, tener una plataforma (Moodle), orientada únicamente para formación.

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